O conceito de um hospital sem papel tem relação com o investimento em tecnologias e soluções que possibilitam uma gestão mais automatizada e digital. No entanto, a rotina dos setores administrativos nas instituições de saúde gera um volume de informações e dados dos pacientes que precisam ser preservados, até mesmo para evitar problemas jurídicos.
A grande dificuldade dessa rotina de armazenamento de documentos é que, na maioria dos hospitais, essas informações só estão disponíveis em papéis. Isso acaba gerando muito volume de arquivo e prejudica a boa gestão da informação.
Logo, graças ao avanço da tecnologia, hoje em dia já é possível digitalizar e otimizar o processo de armazenamento de dados e informações, tornando então, o conceito de hospital sem papel como algo palpável.
Confira o artigo que preparamos para te mostrar como fazer uma gestão da informação qualificada, digital e mais eficiente.
Hospital sem papel: de onde vem o termo?
Como falamos no início deste artigo, o termo hospital sem papel tem relação direta com a automatização de todos os processos com o auxílio da tecnologia.
Quando uma instituição de saúde digitaliza e automatiza as etapas de gestão, que são mais burocráticas, principalmente as que consomem papel, como prontuários, atestados, laudos e fichas anestésicas, está no caminho para se tornar um hospital sem papel.
Diferente da forma mais tradicional de fazer gestão hospitalar, os costumes dentro das organizações passaram a ser questionados à medida que o setor de saúde vem sofrendo uma transformação digital importante.
Nos dias atuais, o hospital que não investe na digitalização de processos acaba correndo o risco de gastos desnecessários e lentidão na rotina de operação. Além de estar suscetível a erros e perdas de informações importantes.
Todavia, tornar um hospital 100% sem papel não é uma tarefa fácil, mas pode ser menos complicada se feita de forma gradativa.
Como tornar um hospital sem papel
Com o uso das tecnologias ao seu favor, é possível implementar soluções paliativas e gradativas para começar a digitalizar os processos e tornar um hospital sem papel.
Veja, a seguir, algumas etapas que podem ajudar a promover essas mudanças positivas.
1 . Tenha visão analítica sobre os processos do hospital
Quando um paciente busca atendimento no hospital, ele se submete a muitos processos internos que começa na recepção e só termina quando ele deixa o hospital.
Durante o processo de digitalização, é importante conhecer e ter domínio de todo o fluxo de atendimento na instituição para conseguir identificar quais tarefas utilizam papel.
A partir daí, é possível pensar em soluções de automatização e diminuir o uso do papel. Além de tornar a experiência do paciente muito mais positiva, seguindo as tendências de comportamento social nesta era tecnológica.
2. Identificadas as possibilidades, é hora de pesquisar e adquirir as soluções necessárias
Depois de identificar os processos que utilizam papel no hospital, é hora de pesquisar no mercado as soluções para automatizar determinado fluxo.
Se, por exemplo, a gestão hospitalar conseguir perceber que ainda na recepção do paciente é possível retirar o uso de papel e tornar a ficha de atendimento digital, é necessário procurar por empresas de tecnologia que auxiliem nesse processo.
Caso o hospital não disponha de um setor de Tecnologia da Informação (TI), é possível terceirizar uma empresa de consultoria para analisar quais serão os investimentos (monetários e estruturais) necessários.
3. Utilize prontuários eletrônicos ou fichas anestésicas digitais
Semelhantemente ao prontuário médico tradicional, em papel, os Prontuários Eletrônicos do Paciente (PEPs) e as fichas anestésicas digitais vieram para facilitar o registro e controle das informações que acompanham o paciente durante o atendimento.
A maior diferença, neste caso, é que todos os dados são tratados e armazenados em ambiente digital.
Este já é um grande passo não só para tornar um hospital sem papel, mas para facilitar o armazenamento de informações e, portanto, permitir que a equipe médica tenha acesso a elas a qualquer momento.
4. Não descarte os papéis sem antes adquirir um Certificado Digital
No Brasil, para que uma instituição de saúde deixe de armazenar informações em papel, ela deve fazer o uso de Certificado Digital porque ele é obrigatório legalmente.
Dentro dos hospitais, os documentos impressos em papel só podem ser descartados após serem digitalizados por um serviço de PEP que possua o Selo CFM-SBIS e tenha um Certificado Digital padrão ICP-Brasil.
5.Treinar e conscientizar a equipe é uma tarefa essencial
Mais do que investir na aquisição de sistemas que vão digitalizar os processos e tornar o hospital sem papel, a gestão hospitalar precisa investir na conscientização do time de colaboradores.
Todo mundo precisa estar na mesma página quando o assunto é a digitalização de processos que antes eram feitos manualmente.
Isso também vai ajudar a deixar o time mais confortável com as mudanças, sem que alguém tenha medo de perder uma posição no hospital.
A ideia é mostrar para os colaboradores que a digitalização dos processos não tem relação só com o lucro e sustentabilidade, mas servirá para facilitar a rotina de trabalho.
Depois de um processo digitalizado, também é importante promover treinamentos e capacitação contínua, para que as pessoas envolvidas no processo saibam utilizar as ferramentas implementadas.
Certificação HIMSS e o seleto grupo de hospitais 100% sem papel
A Health Information and Management System Society (HIMSS), fundada em Chicago (EUA), na década de 1960, é uma das associações internacionais de maior prestígio no setor da saúde.
Um de seus grandes objetivos é incentivar a adoção do uso da Tecnologia da Informação nos hospitais em todos os processos.
A certificação HIMSS Analytics é uma das mais difíceis de serem obtidas e possui oito níveis, em uma escala de 0 a 7. E, para chegar ao último patamar, é preciso ser um hospital totalmente digital, ou seja, sem papel.
Do seleto grupo de hospitais brasileiros com certificação HIMSS 7 (apenas cinco possuem a certificação de maior grau), dois são clientes Anestech e utilizam o AxReg em seus processos para tornar o hospital sem papel. São eles: Hospital Unimed Recife III (PE) e Hospital Santa Izabel (BA).
O uso do AxReg nos processos de digitalização desses dois hospitais colocou ambos na lista dos melhores hospitais do Brasil.
Definitivamente, o uso da tecnologia como aliada no processo de digitalização de um hospital se faz muito necessário.
Além de permitir a redução de custos, um hospital sem papel contribui para a sustentabilidade e garante mais assertividade na segurança de dados e informações dos pacientes.
Por falar em segurança de dados dos pacientes, a instituição de saúde onde você atua já se adequou à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)? Conheça a importância e os impactos que ela gera na Saúde.